Unit Pengelola Kegiatan ( UPK )

UPK adalah unit  yang mengelola operasional kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di  kecamatan dan membantu BKAD mengoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK  terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota masyarakat yang diajukan dan dipilih berdasarkan hasil musyawarah desa .

Secara umum, kelembagaan  UPK mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatan.
2. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan seluruh transaksi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
3. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan.
4. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dana bergulir.
5. Melakukan pembinaan terhadap kelompok peminjam.
6. Melakukan sosialisasi dan penegakan prinsip-prinsip PNPM Mandiri Perdesaan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan bersama dengan pelaku lainnya.
7. Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan ataupun non-keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan program.
8. Membuat perencanaan keuangan (anggaran) dan rencana kerja sesuai dengan kepentingan program yang disampaikan  pada BKAD/MAD.
9. Membuat pertanggung jawaban keuangan dan realisasi rencana kerja pada BKAD/MAD sesuai dengan kebutuhan. Bahan laporan pertanggung jawaban disampaikan kepada seluruh pelaku desa yang terkait langsung satu minggu sebelum pelaksanaan.
10. Melakukan evaluasi dan pemeriksaan langsung Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana  (LPD) yang dibuat oleh desa dalam setiap tahapan proses PNPM Mandiri Perdesaan dan sesuai dengan ketentuan.
11. Melakukan bimbingan teknis dan pemeriksaan secara langsung administrasi dan pelaporan  pelaku desa.
12. Membuat draft aturan perguliran yang sesuai dengan prinsip dan mekanisme PNPM Mandiri Perdesaan untuk disahkan oleh  BKAD/MAD dan menegakkan dalam pelaksanaan dengan tujuan pelestarian dana bergulir.
13. Menyiapkan dukungan teknis bagi terbentuknya kerja sama dengan pihak luar/pihak lain dalam kaitannya dengan pengembangan potensi wilayah.
14. Melakukan penguatan kelompok peminjam dalam kelambagaan,  pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, dan memfasilitasi pengembangan usaha kelompok atau pemanfaat.
15. Membantu pengembangan kapasitas pelaku program melalui pelatihan, bimbingan lapangan, dan pendampingan dalam setiap kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
16. Mendorong transparansi dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, perkembangan program dan informasi lainnya  melalui papan informasi dan menyampaikan secara langsung kepada pihak yang membutuhkan.
17. Melakukan fasilitasi (bersama pelaku lain) penyelesaian permasalahan-permasalahan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan.

Dalam pelaksanaan tugas harian khususnya terkait dengan pengelolaan keuangan, setiap pengurus UPK mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

Ketua UPK

1. Memastikan terjadinya pengendalian biaya operasional sesuai anggaran.
2. Memastikan dilaksanakannya mekanisme dan prosedur pengelolaan keuangan dan kegiatan.
3. Memastikan pelaksanaan fungsi pembukuan/pencatatan transaksi keuangan.
4. Melakukan otorisasi terhadap penerimaan dan pengeluaran keuangan di UPK.
5. Melakukan verifikasi terhadap anggaran yang dibuat oleh bendahara.
6. Melakukan verifikasi dan validasi atas laporan keuangan.
7. Menyetujui rencana pengadaan/pembelian inventaris dan administrasi kantor.

Bendahara UPK

1. Melaksanakan fungsi penerimaan dan penyaluran dana BLM PNPM Mandiri Perdesaan dan Dana Bergulir.
2. Melakukan pencatatan transaksi keuangan, khususnya transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank.
3. Melakukan perhitungan terhadap saldo kas dan bank pada setiap penutupan transaksi.
4. Membuat rekonsiliasi bank pada setiap penutupan transaksi/tutup buku bulanan.
5. Pada akhir bulan, membuat Laporan Keuangan UPK terkait BLM Dana Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan  dan Dana Bergulir.
6.    Mengelola dokumen dan arsip terkait pengelolaan keuangan
7. Melakukan pembinaan terkait pembukuan dan pelaporan keuangan terhadap TPK.
8. Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.

Sekretaris UPK

1. Merencanakan dan melakukan pembelian/pengadaan administrasi kantor
2. Mengelola dokumen dan arsip keuangan (selain buku kas, buku bank dan buku rekening) serta dokumen non keuangan seperti surat-surat, berita acara dan notulen musyawarah, dll.
3. Mengelola inventaris dan asset kantor lainnya (selain kas, bank dan piutang).
4. Membantu bendahara dalam membuat laporan keuangan dengan melakukan input transaksi keuangan ke dalam aplikasi/program dari catatan transaksi pada buku kas dan buku bank yang sudah dibuat oleh bendahara.

Untuk UPK yang asset dana bergulirnya sudah mencapai  2 milyar, dibentuk sub unit perguliran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari UPK, yang bertugas mengelola kegiatan dana bergulir. Sub unit ini terdiri dari minimal 1 orang yang dipilih seperti halnya pengurus UPK lainnya.

Mengenai  sub unit perguliran ini berikut tugas dan tanggungjawabnya,  secara terperinci diatur pada PTO Penjelasan XI mengenai Penataan Kelembagaan.